Pozorna legalność zatrudnienia - jak firmy nieświadomie narażają się na poważne konsekwencje

Firmy, które chcą działać zgodnie z prawem, płacąc pełne stawki, ZUS i VAT, wciąż konkurują z podmiotami omijającymi przepisy. Wyjaśniamy, dlaczego sama faktura od „zewnętrznej firmy” nie gwarantuje legalności zatrudnienia i jak firmy mogą się przed tym zabezpieczyć.

Od wielu lat działamy w branży zatrudnienia i jedna rzecz nie przestaje nas niepokoić. Firmy, które chcą działać legalnie, płacą pełne stawki, pełny ZUS, pełny VAT i dbają o bezpieczeństwo pracowników, często konkurują z podmiotami, które swoją przewagę budują na omijaniu przepisów.

Najbardziej niepokojące jest to, że nawet fabryki, które płacą wysoką stawkę za usługę i których osoby zarządzające są przekonane, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem, są narażone na poważne konsekwencje. Samo otrzymanie faktury od „zewnętrznej firmy” nie oznacza bowiem, że składki, podatki czy dokumenty pracowników są prowadzone prawidłowo.

Pozorna legalność - jak to wygląda w praktyce

Na rynku wciąż można spotkać podmioty, które zamiast przechodzić przez wymagające procedury związane z legalizacją zatrudnienia i uzyskiwaniem odpowiednich zezwoleń, wykorzystują różnego rodzaju konstrukcje mające jedynie stwarzać pozory legalności. W praktyce zdarzają się przypadki osób będących w rzeczywistości pracownikami, ale występujących formalnie jako:

• udziałowcy spółek utworzonych wyłącznie po to, aby uniknąć pełnych obciążeń składkowych,
• misjonarze (szczególnie popularne rozwiązanie w przypadku niektórych narodowości),
• praktykanci wykonujący faktycznie normalną pracę,
• osoby prowadzące działalność gospodarczą wyłącznie na papierze, korzystające z preferencyjnych składek ZUS mimo wykonywania pracy w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy lub umowy zlecenia.

„To nie nasi pracownicy” już nie wystarczy

Warto pamiętać, że od pewnego czasu firmy korzystające z takich usług nie mogą już zasłaniać się argumentem: „to nie nasi pracownicy, to firma zewnętrzna”. Coraz częściej organy kontrolne badają rzeczywisty charakter współpracy, a odpowiedzialność za naruszenia może mieć charakter solidarny. Zdarza się, że firmy, które już raz zapłaciły ZUS w wyniku nieuczciwości agencji pracy, która go nie odprowadziła, muszą zapłacić go po raz drugi.

Jak się zabezpieczyć

Dlatego tak ważne jest dziś nie tylko porównywanie cen, ale przede wszystkim weryfikacja partnerów biznesowych. Zawsze warto sprawdzić, czy dany podmiot jest wpisany do KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia), prosić o potwierdzenia zapłaty ZUS oraz dokumenty pobytowe i związane z pracą osób przebywających na zakładzie - choćby do wglądu.

Odpowiedzialna współpraca z agencją zatrudnienia to nie tylko kwestia ceny, ale przede wszystkim bezpieczeństwa prawnego i finansowego firmy. Warto poświęcić czas na weryfikację partnera biznesowego, zanim konsekwencje jego nieuczciwości spadną na klienta.